مكتب الاستقبال

إجراء تسجيل وصول الضيف

تسجيل وصول الضيف بدقة، وتسليم غرفة صحيحة وجاهزة، وإنشاء سجل كامل للإقامة منذ الدقيقة الأولى.

النطاق

ينطبق على كل وصول في مكتب الاستقبال، بما في ذلك الضيوف بدون حجز والمجموعات والوصول المتأخر، في جميع الفنادق.

موظف الاستقبال ينفذ التسجيل. مشرف مكتب الاستقبال يعالج الحالات الاستثنائية. مدير المناوبة يعتمد أي تغيير في السعر أو الغرفة.

نظام إدارة الفندق، جهاز ترميز المفاتيح، بطاقة التسجيل، جهاز الدفع، ماسح الهوية.

رحّب بالضيف خلال عشر ثوانٍ من وصوله إلى المكتب، واقفاً، وأكد الاسم المدون في الحجز.
استخرج الحجز من النظام وأكد مع الضيف تاريخ المغادرة ونوع الغرفة والسعر وأي مشمولات في الباقة.
تحقق من هوية كل ضيف بالغ وسجل البيانات المطلوبة. أعد الوثيقة فوراً بعد المسح.
أكد بيانات الضيف: رقم الجوال والبريد الإلكتروني والجهة أو مصدر الحجز وأي تفضيل مذكور.
خذ تفويض الدفع لقيمة الغرفة ومبلغ احتياطي للمصاريف. اذكر المبلغ المحجوز بصوت مسموع قبل التفويض.
تأكد أن الغرفة المخصصة بحالة نظيفة ومفتشة قبل ترميز المفتاح. إن لم تكن كذلك، خصص بديلاً مساوياً أو أفضل.
رمّز المفتاح لتاريخ المغادرة الصحيح وسلّمه داخل ظرف مكتوب عليه رقم الغرفة، دون ذكره بصوت مسموع.
اشرح وقت الإفطار وموقعه وطريقة الدخول للشبكة والرقم المباشر للمكتب.
اعرض المساعدة في الأمتعة ووجّه الضيف إلى المصعد.
أكمل الوصول في النظام بحيث تظهر الغرفة مشغولة، واحفظ سجل التسجيل.

لا تذكر رقم الغرفة على مسمع من ضيف آخر. لا تترك وثيقة هوية دون إشراف على المكتب.

إتمام التسجيل خلال أربع دقائق للوصول الفردي. سجل تسجيل مكتمل دون أي حقل إلزامي فارغ.

صعّد إلى مدير المناوبة عند أي نزاع على السعر، أو عدم توفر نوع الغرفة عند الوصول، أو هوية يتعذر التحقق منها.

تُصدر الإجراءات للمنشأة، ويوقّع عليها من تنطبق عليهم، ويُعاد إصدارها عند تغيّرها.