ज़्यादातर होटलों में प्रक्रियाएँ होती हैं। बहुत कम होटलों में ऐसी प्रक्रियाएँ होती हैं जो शिफ़्ट पर होने वाले काम को बदल दें। यह कमी लगभग हमेशा लेखन में होती है, टीम में नहीं।
यह चरणों के बजाय परिणाम बताता है
“सुनिश्चित करें कि कमरा आवश्यक मानक पर खरा उतरे” कोई प्रक्रिया नहीं है। “बाथरूम को इस क्रम में साफ़ करें: शीशा, बेसिन, बाथ या शावर, टॉयलेट सबसे आख़िर में, फिर फ़र्श” एक प्रक्रिया है। अगर किसी वाक्य पर अमल नहीं किया जा सकता, तो उसकी जगह गुणवत्ता मानक वाले भाग में है, प्रक्रिया में नहीं।
इसमें एस्केलेशन का रास्ता नहीं है
हर प्रक्रिया के सामने कभी न कभी ऐसा मामला आता है जिसकी उसने कल्पना नहीं की थी, आमतौर पर सबसे बुरे समय पर। जिस प्रक्रिया में एस्केलेशन का तय रास्ता नहीं होता, वह कर्मचारी को खुद कोई रास्ता गढ़ने पर मजबूर करती है, और गढ़ा हुआ रास्ता ही घटना की रिपोर्ट तक ले जाता है। स्पष्ट लिखें कि किसे बुलाया जाए, किस बात के लिए, और कितनी जल्दी।
कोई नहीं बता सकता कि उसने कौन-सा संस्करण पढ़ा
साझा फ़ोल्डर में रखी बिना तारीख़ की प्रक्रिया की पुष्टि नहीं की जा सकती। हर प्रक्रिया को एक संस्करण संख्या, लेखक, अनुमोदक, लागू होने की तारीख़ और समीक्षा की तारीख़ दें, पिछले संस्करणों को पढ़ने योग्य रखें, और लोगों से हर नए संस्करण की पुष्टि (एक्नॉलेजमेंट) करने को कहें। तब मैनेजर ऑडिट के दौरान उस एकमात्र सवाल का जवाब दे सकता है जो मायने रखता है: लागू संस्करण किसने पढ़ा था।
इसे किसी ऐसे व्यक्ति ने लिखा जो यह काम नहीं करता
दफ़्तर में लिखी गई और किसी विभाग को सौंपी गई प्रक्रिया में आमतौर पर कोई ऐसा चरण छूट जाता है जिसे वह विभाग छोड़ नहीं सकता। ड्राफ़्ट उन लोगों के साथ लिखें जो यह कार्य करते हैं, एक बार उनके साथ इसे व्यवहार में चलाकर देखें, और पहली विफलता के बाद नहीं बल्कि प्रकाशित करने से पहले इसे सुधारें।
प्रकाशन से पहले एक परीक्षण
ड्राफ़्ट किसी ऐसे व्यक्ति को दें जिसने यह कार्य कभी नहीं किया हो, और उससे इसका ठीक-ठीक पालन करने को कहें। वह जो भी सवाल पूछे, वह एक छूटा हुआ चरण है।
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